DW Marketing verwerkt persoonsgegevens wanneer iemand informatie aanvraagt, een scan invult, een rapport bestelt, contact opneemt, een afspraak aanvraagt of klant wordt. Het gaat afhankelijk van de route om naam, bedrijfsnaam, functie, e-mailadres, telefoonnummer, scanantwoorden, hulpvraag, correspondentie, afspraakgegevens, factuurgegevens, order- en betaalreferenties, betaalstatus en het bijbehorende rapport.
Wij verwerken gegevens om aanvragen af te handelen, scans en rapporten te leveren, afspraken voor te bereiden, ondersteuning te geven, betalingen en administratie te verwerken en te voldoen aan wettelijke verplichtingen. Wanneer iemand zelf contractspartij is, baseren wij noodzakelijke verwerking op de uitvoering of voorbereiding van de overeenkomst. Voor zakelijke contactpersonen kan een gerechtvaardigd belang gelden voor normale zakelijke communicatie, na afweging van belangen. Voor afzonderlijke marketingberichten gebruiken wij waar nodig toestemming of een andere geldige wettelijke grondslag.
Gegevens worden alleen gedeeld met een AI-specialist, installatiebedrijf of andere partner wanneer dat nodig is voor een door de betrokkene gekozen vervolgstap en de rol, ontvanger en het doel vooraf duidelijk zijn. Wanneer toestemming de gekozen grondslag is, registreren wij de keuze, versie van de toestemmingsverklaring, datum/tijd en ontvanger.
Voor formulieren, hosting, gegevensopslag, e-mail, betalingen en rapportage kan DW Marketing gebruikmaken van dienstverleners zoals Tally, Supabase, Resend, Stripe, MijnDomein/Plesk, GitHub en Google-diensten. De feitelijke rol verschilt per leverancier. Waar een leverancier uitsluitend in opdracht persoonsgegevens verwerkt, worden passende verwerkersafspraken gebruikt. Stripe kan voor onderdelen van de betaalverwerking zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn.
Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan nodig. Niet-doorgezette aanvragen en scans: in beginsel maximaal 12 maanden na het laatste inhoudelijke contact. Klantdossiers en rapporten: gedurende de dienstverlening en in beginsel maximaal 24 maanden na afronding, tenzij een langere bewaartermijn nodig is voor een geschil, garantie, wettelijke verplichting of aantoonbaar gerechtvaardigd belang. Facturen en fiscale basisgegevens: 7 jaar. Technische beveiligings- en toegangslogs: in beginsel maximaal 6 maanden, tenzij langer nodig is voor onderzoek naar een incident. Back-ups worden volgens de technische back-uproutine overschreven; verwijderde gegevens kunnen daardoor nog tijdelijk in beveiligde back-ups aanwezig zijn.
Betrokkenen kunnen, voor zover wettelijk van toepassing, verzoeken om inzage, correctie, verwijdering, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Toestemming kan worden ingetrokken. Verzoeken kunnen naar info@dw-marketing.nl. DW Marketing reageert in beginsel binnen één maand. Een klacht kan worden ingediend bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
DW Marketing neemt passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen en beperkt toegang tot personen en dienstverleners die deze nodig hebben. Geen enkel systeem is volledig risicoloos; bij een beveiligingsincident wordt volgens de AVG beoordeeld of melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en/of betrokkenen nodig is.
Als persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt, gebruikt DW Marketing een geldige doorgiftegrondslag en passende waarborgen voor zover de AVG dit vereist.